Простые телефонные звонки и письма на английском

Базовое рабочее общение следует сценарию. Освойте сценарий — и справитесь с большинством рутинных звонков и писем.

Отвечаем на звонок

• Hello, this is Anna speaking.
• Good morning, ABC Company, how can I help you?

Обратите внимание: по телефону в английском говорят this is, а не «I am». This is Anna.

Звоним сами

• Hello, could I speak to Mr Brown, please?
• This is Anna from ABC Company.
• I'm calling about the invoice.

Когда возникла проблема

• Sorry, could you repeat that?
• Could you speak a little more slowly, please?
• The line is bad — I can't hear you.
• Could you hold for a moment?

Попросить повторить — нормально и профессионально. Догадываться — нет.

Как диктовать по буквам и цифрам

Именно в телефонном разговоре теряются детали, и для их подтверждения в английском есть готовые формулы.

• How do you spell that? · Could you spell your surname for me?
• That's P for Papa, E for Echo… — называть букву через слово совершенно нормально.
• Let me read that back to you: 0-7-9-0…
• Sorry, was that fifteen or fifty?

Номера телефонов называют по цифрам: ноль — oh, повтор — double: oh-seven-nine-double four.

Принимаем сообщение

• I'm afraid he's not available at the moment.
• Would you like to leave a message?
• Could you ask him to call me back?
• Can I take your name and number?

Оставляем голосовое сообщение

Уложитесь в четыре пункта именно в этом порядке — имя, повод, номер, действие:

Hi, this is Anna from ABC Company. I'm calling about Friday's delivery. Could you call me back on 020 7946 0055? Thanks.

Номер называйте медленно, а если он важен — дважды.

Завершаем разговор

• Thank you for your help.
• Thanks, goodbye.
• I'll send that over this afternoon. (подтверждаем следующий шаг перед тем, как положить трубку)

Короткое рабочее письмо

Письма строятся так же просто:

Subject: Meeting on Friday

Hi Tom,

Just a quick note to confirm our meeting on Friday at 10:00.

Please let me know if that still works for you.

Best regards,

Anna

Три части: зачем пишете → детали → что нужно от адресата.

Обращения и подписи

Берите пару из одной строки: формальное обращение с разговорной подписью выглядит небрежно.

Ситуация	Обращение	Подпись
знакомый коллега	Hi Tom,	Thanks, · Best,
незнакомый человек	Dear Tom,	Best regards,
официально, имя неизвестно	Dear Sir or Madam,	Yours faithfully,

И ещё: тема письма должна называть суть — Meeting on Friday, а не Question или Hello.

Полезные короткие фразы

• Just a quick note to... — для коротких сообщений.
• Please find attached... — когда отправляете файл.
• Let me know if... — просьба ответить.
• Thanks in advance. — заранее благодарим за помощь.
• Sorry for the slow reply. — если ответили через несколько дней.
• As discussed, … — ссылка на прошлый разговор.

Переспрашивайте всё, по чему придётся действовать. Время, числа, имена и адреса теряются на неродном языке первыми, а повтор вслух стоит трёх секунд: So that's Thursday at ten, at your office? Ещё никого не сочли менее компетентным за то, что он уточнил.

Обычный звонок

A: Good morning, ABC Company.

B: Hello, could I speak to Mr Brown, please? This is Anna from Delta.

A: I'm afraid he's in a meeting. Would you like to leave a message?

B: Could you ask him to call me back? It's about Friday's delivery.

A: Of course. Can I take your number?

B: It's 020 7946 0055. Let me read that back — oh-two-oh, seven-nine-four-six, double oh double five.

Каждая фраза здесь взята из списков выше, а весь звонок занимает двадцать секунд.

Проверьте себя

Тест ниже охватывает фразы, встречающиеся почти в каждом рутинном звонке и письме.