Как написать деловое письмо на английском
Структура и фразы, благодаря которым письмо звучит вежливо и профессионально — приветствия, просьбы и завершения, которые можно использовать сразу.
Деловое письмо следует предсказуемой структуре. Как только вы усвоите эту структуру и несколько готовых фраз, писать письма перестанет быть стрессом.
Структура
- Приветствие
- Причина написания
- Основная просьба или информация
- Вежливое завершение
- Подпись
0. Тема письма
Прежде всего этого: назовите суть, а если нужно действие — вынесите его в тему.
- ✅ Invoice 4821 — payment query
- ✅ Friday's meeting — moved to 11:00
- 🚫 Question · 🚫 Hello · 🚫 Urgent!!
1. Приветствие
- Dear Mr. Smith, (формально, если вы знаете имя)
- Dear Sir or Madam, (формально, если не знаете)
- Hi Sarah, (дружелюбно, но всё ещё профессионально, когда вы уже знакомы)
2. Причина написания
Переходите к сути быстро и вежливо.
- I'm writing to ask about...
- I'm reaching out regarding...
- I wanted to follow up on...
3. Вежливая просьба
Прямые команды звучат грубо в английских письмах — смягчайте просьбы такими конструкциями.
❌ Send me the report. ✅ Could you please send me the report? ✅ Would it be possible to get the report by Friday?
Чем длиннее формулировка, тем вежливее она читается:
| Прямота | Фраза |
|---|---|
| нейтрально | Could you send me…? |
| вежливо | Would you be able to send me…? |
| очень вежливо | I was wondering whether you might be able to… |
| твёрдо, но корректно | Could you send this by Thursday, please? I need it for the review. |
Последняя строка важна: именно причина срока делает твёрдость приемлемой, а не назойливой.
4. Понятная передача информации
- Please find attached...
- As discussed, here's...
- Just to confirm, the meeting is at 3 PM.
- For your reference, …
- To summarise: … — и дальше списком. Длинные абзацы в рабочей почте не читают.
5. Вежливое завершение
- Please let me know if you have any questions.
- Looking forward to hearing from you.
- Thanks in advance for your help.
6. Подпись
| Формальность | Подпись |
|---|---|
| Очень формально | Yours sincerely, |
| Стандартно деловое | Best regards, |
| Слегка неформально | Best, / Thanks, |
Напоминание о себе
Английский напоминает мягко в первый раз и конкретно во второй:
- Just following up on my email below.
- I wanted to check whether you'd had a chance to look at this.
- Sorry to chase, but I need an answer by Friday to keep this on track.
- Apologies if this has crossed with your reply.
Sorry to chase — стандартная формула, позволяющая быть настойчивым, не будучи невежливым.
Отказ в письме
- Unfortunately, I won't be able to…
- I'm afraid that isn't something we can do.
- Much as I'd like to, I don't have the capacity this month.
- Would an alternative work — could we…?
Именно предложенная альтернатива не даёт отказу прозвучать как закрытая дверь.
Извинение в письме
- Apologies for the delay in getting back to you.
- Sorry for the confusion — that was my mistake.
- Thank you for your patience. (лучше, чем извиняться в третий раз)
Одно извинение звучит профессионально; три в одном письме — тревожно.
Технические мелочи, в которых ошибаются
- Reply all — только если ответ нужен всем. Это самое частое офисное раздражение.
- CC — для информации, действий не ждут. BCC — скрывает адресатов; для больших рассылок, а не для того, чтобы втихую кого-то подключить.
- Вложения — упоминайте их в тексте (Please find attached…) и прикрепляйте файл до того, как напишете письмо.
- Пересылка — проверьте переписку ниже: там может быть то, чего новому читателю видеть не следует.
Регистр задаётся первой строкой и должен держаться до последней. Dear Ms Chen с завершением cheers читается как небрежность — как и официальный шаблон, отправленный коллеге, который отвечает двумя строками. Самое надёжное правило: соответствуйте формальности последнего письма, полученного от этого человека.
Собираем всё вместе
Dear Ms. Chen,
I'm writing to follow up on the proposal we discussed last week. Could you please confirm whether the budget has been approved?
Please let me know if you need anything else from my side.
Best regards,
Alex
А неделю спустя — напоминание:
Hi Ms. Chen,
Sorry to chase — just following up on the below. We'd need confirmation by Friday to start on schedule.
Happy to jump on a quick call if that's easier.
Best,
Alex
Та же структура, короче, с причиной срока и предложением, которое облегчает согласие.
Проверьте себя
Тест ниже проверяет, можете ли вы выбрать фразу, которая звучит профессионально, а не просто грамматически правильно.