Қысқа хаттар мен жазбаларды оқимыз

Кез келген дерлік қысқа хабарлама үш нәрсенің бірін істейді: ақпарат хабарлайды, бірдеңе туралы сұрайды немесе жоспарды өзгертеді. Нақты нені істеп тұрғанын түсінсеңіз, хабарламаны түсінген боласыз.

Сұрауды тауып алыңыз

Қысқа хатта нағыз сұрау әдетте ортасында жасырынып тұрады. Мыналарды іздеңіз:

• Could you…? / Can you…? — сұрау. Бұл — ең маңызды жол.
• Please send… / Let me know… — бұл да сұрау.
• Just to let you know… — тек ақпарат, әрекет талап етілмейді.
• Sorry, but… — бірдеңе өзгерді.

Hi Anna — hope you're well. Just to let you know the room has moved to B12. Could you tell Marek? Thanks!

Екі сыпайылық сөйлемі және бір нағыз сұрау: Марекке айту керек.

Мерзімді тауып алыңыз

Уақыт сөздері әдетте маңыздылығы бойынша екінші орында тұрады:

• by Friday — жұманың соңына дейін.
• before the meeting — кездесуге дейін.
• as soon as you can — тез арада, нақты мерзімсіз.
• no rush — мерзім жоқ.
• EOD / COB — күннің соңына дейін / жұмыс күнінің соңына дейін.
• ASAP — мүмкіндігінше тезірек.

Маған жалпы бірдеңе істеу керек пе?

Бірнеше адамға жіберілген хатта алдымен тақырыпшаға қараңыз, содан кейін ғана мәтінді оқыңыз:

Өріс	Мағынасы
To: сіз	сізден әрекет немесе жауап күтіледі
Cc: сіз	ақпарат үшін, әдетте жауап беру қажет емес
Bcc:	басқалар сіздің хатты алғаныңызды көрмейді
тақырыпта FYI	білу үшін, әрекет қажет емес
Action required	бірдеңе істеу керек
No action needed	дәл осыны білдіреді

To: өрісінде сегіз алушының бірі болсаңыз да, сұрау сізге қатысты болмауы мүмкін — мәтіннен өз есіміңізді іздеңіз.

Басы мен соңы ақпарат бермейді

Тіркес	Нені білдіреді
Hope you're well	(ешнәрсе — бұл сыпайылық)
Just a quick one	Хабарлама қысқа
Thanks in advance	Мен мұны сіздің істейтіңізге сенемін
Best / Regards	(қош болыңыз)

Бірінші оқығанда оларды толықтай өткізіп жіберуге болады.

Хат тақырыбы әдетте бәрін дерлік айтып қояды

Re: Friday's meeting — moved to 11:00

Re: хат-хабарда бұл жауап екенін білдіреді. Fwd: хаттың қайта жіберілгенін білдіреді, — және сізге керегі төменде, бастапқы мәтіннің астында болуы мүмкін. Қайта жіберілген хатта алдымен төменге түсіріп, содан кейін ғана жоғарысын оқыңыз.

Автоматты хаттар

Олардың қатаң форматы бар, әрі әрқайсысынан бар болғаны бір ғана жол керек:

• Your order has been dispatched. — жіберілді
• Please verify your email address by clicking below. — сіз екеніңізді растаңыз
• Your booking is confirmed. Reference: KJ4821. — нөмірді сақтап қойыңыз
• This is an automated message — please do not reply.

Қауіпсіздік туралы. Шұғылдық тудырып, аккаунтқа кіруді сұрайтын хаттар — Your account will be suspended within 24 hours unless you verify now, — бұл алаяқтықтың стандартты түрі. Шынайы ұйымдар пошта арқылы құпия сөздер мен карта деректерін растауды сұрамайды. Күмәндансаңыз, сілтеме арқылы емес, сайтқа өзіңіз кіріңіз.

Жазбалар одан да қысқа

Gone to the shop. Back at 6. Dinner in the fridge — just heat it up. Don't forget to call your mum.

Жазбаларда бастауыш түсіріліп тасталады: Gone дегені I have gone дегенді білдіреді, Back at 6 — I will be back at 6. Мұндағы ең маңыздысы — соңындағы нұсқау.

Әдіс

1. Сұрау үшін бір рет оқыңыз — Could you / Please бар жолды.
2. Мерзім үшін тағы бір рет оқыңыз — by, before, at.
3. Сәлемдесу мен қолтаңбаны өткізіп жіберіңіз.

Сыпайылық — бұл хабарлама емес. Қысқа ағылшын хатының үштен екісі сыпайы сөздерден тұрады: сәлемдесу, «сізде бәрі жақсы болып жатыр деп үміттенемін», «алдын ала рахмет», қолтаңба — бұлардың бәрі шын мәнінде бірдеңе туралы сұрайтын бір сөйлемді орап тұр. Осы орамның ар жағын көре білу — жұмыс поштасын оқу дағдысының үлкен бөлігі.

Сол хат орамсыз

Hi Tom, hope you had a good weekend! Just a quick one — could you send me the updated figures before Thursday's review? No rush otherwise. Thanks so much, Priya

Қалың қаріппен берілмеген барлық нәрсе — орам. Хабарлама мынау: сандарды жіберу керек, бейсенбіге дейін.

Өзіңізді тексеріңіз

Төмендегі тестте — қысқа хабарламалар бар. Сізден не сұралатынын және қай мерзімге дейін екенін іздеңіз.